Politique de confidentialité

1. le responsable du traitement des données à caractère personnel.

L’administrateur des données personnelles est Fabryka Mebli TOM-POL Tomasz Wróbel sp.k., dont le siège se trouve à Opatów, ul. dont le siège se trouve à Opatów, ul. Szpot nr 1A, 63-645 Opatów ; KRS : 0001038188, NIP : 6192057630, REGON : 524616221.

L’administrateur peut être contacté :

• en personne dans ses locaux ;
• en envoyant une lettre à l’adresse suivante Fabryka Mebli TOM-POL Tomasz Wróbel sp.k., ul. Szpot 1A, 63-645 Opatów ;
• en envoyant un courriel à rodo@meble-tompol.pl

2. objectifs i base juridique du traitement des données relatives aux clients.

Finalités du traitement des données	Fondements juridiques du traitement des données
a) préparation de l’offre et détermination des conditions du contrat	La base juridique est de prendre des mesures précontractuelles à la demande du client (article 6, paragraphe 1, point b), du RODO1).
(b) vérification de la fiabilité du client et évaluation du risque des transactions	La base juridique est l’intérêt légitime de l’administrateur (article 6, paragraphe 1, point f), du RODO), qui consiste à évaluer la crédibilité du client et à réduire le risque lié aux transactions.
(c) pour exécuter le contrat et vous contacter sur des questions y afférentes	La base juridique est l’exécution du contrat conclu avec le client (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD).
(d) le traitement et l’exécution d’éventuelles réclamations	La base juridique est l’exécution du contrat conclu avec le client (article 6, paragraphe 1, point b), du RODO).
e) le respect des obligations fiscales et comptables (y compris la tenue et la conservation des documents comptables et fiscaux).	La base juridique est une obligation légale en vertu de la législation fiscale et comptable2 (article 6, paragraphe 1, point c), du RODO).
f) établir, faire valoir et se défendre contre d’éventuelles réclamations liées à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat ou d’une plainte.	La base juridique est l’intérêt légitime de l’administrateur (article 6, paragraphe 1, point f), du RODO) à faire valoir et à protéger ses droits et à vérifier les réclamations formulées.
(g) la commercialisation de ses propres produits et la promotion, ce qui implique l’envoi aux clients d’informations sur les promotions et les offres, ainsi que l’envoi de cartes de vœux.	La base juridique est l’intérêt légitime de l’administrateur (article 6, paragraphe 1, point f), du RODO), à savoir la commercialisation directe de ses propres produits et l’objectif d’augmenter leurs ventes, ainsi que le maintien de bonnes relations commerciales avec les clients. Toutefois, en vertu de l’article 398, paragraphe 1, de la loi sur les communications électroniques3 , lesoffres et autres informations commerciales ne seront transmises par téléphone ou par courrier électronique que si le consentement préalable a été donné.
(h) l’archivage de documents et d’informations pour documenter les circonstances relatives au contrat.	La base juridique est l’intérêt légitime de l’administrateur (article 6, paragraphe 1, point f), du RODO), c’est-à-dire la nécessité de conserver des documents et des informations pour prouver les questions relatives à la conclusion et à l’exécution du contrat, si nécessaire.

3. la fourniture de données est-elle obligatoire ?

La fourniture de données personnelles est volontaire, mais nécessaire pour atteindre les objectifs indiqués ci-dessus et, en particulier, pour conclure et exécuter le contrat.

La fourniture des données d’identification nécessaires est une condition préalable à la passation d’une commande et à la conclusion d’un contrat, ainsi qu’à l’introduction d’une éventuelle réclamation.

4. la période de conservation des données prévue.

Les données à caractère personnel seront conservées pendant la durée d’exécution du contrat, ainsi que pendant la période de prescription des réclamations qui peuvent être liées au contrat, ou le traitement des plaintes (les délais de prescription sont fixés par le code civil^)4.

En revanche, si aucun contrat n’est conclu, les données seront conservées pendant trois mois après le dernier contact concernant un contrat ou une offre.

En outre, les documents comptables et fiscaux seront conservés pendant une période maximale de cinq ans à compter de la fin de l’année au cours de laquelle la date d’exigibilité de l’impôt est passée (c’est-à-dire environ six ans à compter de la date d’émission du document^)5.

Les données seront utilisées à des fins de marketing pendant la durée de la coopération ou jusqu’à ce que vous vous y opposiez.

En ce qui concerne la vérification de la fiabilité du client, les données seront conservées pendant 3 mois.

5 Destinataires des données.

L’administrateur transmet les données relatives aux clients aux destinataires suivants :

• aux transitaires et aux transporteurs qui livrent les commandes au client ;
• les entités qui exploitent un système d’information ;
• Home.pl S.A., dont le siège social se trouve à Szczecin, en tant que fournisseur de courrier électronique ;
• aux banques et aux opérateurs de paiement dans le cadre des paiements et des règlements effectués avec le client ;
• aux fournisseurs de services de messagerie et de services postaux dans le cadre du traitement de la correspondance ;
• les assureurs en cas de dommages causés aux marchandises pendant le transport ;
• des cabinets d’avocats dans le cas où il serait nécessaire de faire valoir des droits ou de se défendre contre des réclamations ;
• aux prestataires de services de recouvrement de créances et aux agences de référence de crédit dans le cadre de l’exercice de leurs droits ;
• à un auditeur, à un cabinet de conseil ou à un prestataire de services d’audit ;
• aux administrations fiscales et autres autorités publiques dans le cadre de l’exécution d’obligations légales.

6. Vos droits en matière de traitement des données :

a) le droit d’accès à vos données (article 15 du RODO)	Vous pouvez recevoir des informations détaillées sur le traitement de vos données et sur vos droits, accéder à vos données et recevoir une copie de vos données (la première copie est gratuite).
b) Droit de rectification (article 16 RODO)	Si vous estimez que vos données sont incorrectes ou incomplètes, vous pouvez demander qu’elles soient rectifiées ou complétées.
c) Droit à l’effacement (article 17 du RODO)	Vous pouvez demander l’effacement de vos données si vous estimez qu’elles font l’objet d’un traitement injustifié (c’est-à-dire que les données ne sont plus nécessaires, qu’elles font l’objet d’un traitement illicite, que la loi exige leur effacement, que vous avez introduit une objection ou retiré votre consentement et qu’il n’y a pas de base pour le traitement). Toutefois, vos données ne seront pas effacées si, par exemple, le traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale ou pour établir, faire valoir ou défendre des réclamations.
(d) le droit de limiter le traitement (article 18 du RODO)	En cas de limitation du traitement, les données seront uniquement conservées et ne seront pas utilisées sans votre consentement, à moins qu’elles ne soient nécessaires à la constatation, à l’affirmation ou à la défense de droits ou dans d’autres situations où le RODO le permet. Vous avez le droit de limiter le traitement dans les cas suivants : – vous estimez que les données sont incorrectes ; – le traitement est illégal mais vous ne voulez pas qu’elles soient effacées ; – le responsable du traitement n’a plus besoin des données, mais vous en avez besoin pour faire valoir, établir ou défendre des réclamations ; – vous avez déposé une objection.
(e) le droit à la portabilité des données (article 20 du RODO)	Vous avez le droit de recevoir les données traitées dans le cadre d’un contrat (c’est-à-dire en vertu de l’article 6, paragraphe 1, point b), du RODO) dans un format électronique standard et de les transmettre à un autre responsable du traitement ou d’indiquer à qui vous souhaitez les transférer directement (pour autant que cela soit techniquement possible). Le droit à la portabilité couvre les données que vous avez transférées, mais ne s’applique pas aux données traitées exclusivement sur papier.
f) le droit d’opposition (article 21 du RODO)	Opposition pour des raisons de situation particulière – Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel s’il est fondé sur un intérêt légitime (c’est-à-dire l’article 6, paragraphe 1, point f), du RODO). Dans votre objection, vous devez décrire la situation particulière qui, selon vous, justifie l’objection. Une fois qu’une objection a été déposée, le contrôleur cessera de traiter les données dans la mesure de l’objection, à moins que les raisons pour lesquelles il traite les données l’emportent sur les circonstances indiquées dans l’objection ou que les données soient nécessaires pour l’établissement, l’affirmation ou la défense de réclamations. Objection au marketing – si vos données sont utilisées à des fins de marketing, l’objection n’a pas besoin d’être justifiée et, une fois soumise, vos données ne seront pas utilisées à ces fins.

7. Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Si vous estimez que vos données sont traitées de manière illégale, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle. En Pologne, il s’agit du président de l’Office de protection des données personnelles (ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie, www.uodo.gov.pl).

8 Source et catégories de données traitées.

L’administrateur reçoit des données directement des clients, des personnes agissant au nom des clients qui passent une commande ou prennent contact dans le cadre du contrat (par exemple, les employés ou les représentants des clients), et obtient également des données de la CEIDG ou de REGON.

L’administrateur traite les données d’identification et de contact des clients ainsi que les données nécessaires à l’exécution du contrat et à l’émission des documents comptables (y compris le nom, la société, l’adresse, le NIP, le REGON, le numéro de compte bancaire, les informations concernant les biens ou services commandés et les conditions du contrat, la signature et les données de contact telles que le numéro de téléphone, l’adresse de correspondance, l’adresse de courrier électronique).

Pour évaluer la crédibilité du client, l’administrateur traite également des données sur le paiement des dettes, qu’il obtient auprès de bureaux d’information commerciale, d’agences de renseignements commerciaux et d’autres registres publics.

Les dispositions légales visées :
^1Règlement(UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
² En particulier, les dispositions de la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée du 11 mars 2004, de la loi sur les ordonnances fiscales du 29 août 1993, de la loi sur l’impôt des sociétés du 15 février 1992 et de la loi sur la comptabilité du 29 septembre 1994.
³ Loi du 12 juillet 2024 Loi sur les communications électroniques.
⁴ Les délais généraux de prescription et leur mode de calcul sont notamment prévus aux articles 118 à 125 de la loi du 23 avril 1964 sur le code civil.
⁵ Les délais de conservation des documents fiscaux sont fixés par l’article 86 §1 et l’article 70 de la loi du 29 août 1993 relative à l’impôt sur le revenu. Selon la réglementation, les documents doivent être conservés pendant au moins 5 ans à compter de la fin de l’année au cours de laquelle la date limite de paiement de l’impôt est passée. D’autre part, des délais détaillés pour la conservation des documents comptables sont fixés par l’article 74 de la loi comptable du 29 septembre 1994.

Fabryka Mebli TOM-POL Tomasz Wróbel sp.k. dont le siège est à Opatów, ul. Szpot 1A, 63-645 Opatów, inscrit au registre des entrepreneurs du registre national des tribunaux tenu par le tribunal de district de Poznań – Nowe Miasto et Wilda à Poznań, IXe division économique du registre national des tribunaux sous le numéro KRS : 0001038188 ; NIP : 6192057630 ; REGON : 524616221.